Specyfika współczesnego rynku zmusza do innowacyjnego myślenia o działalności i zarządzaniu własną firmą. Optymalizowanie kosztów i oszczędność zasobów – pieniędzy, czasu, siły roboczej - staje się priorytetem  na każdej płaszczyźnie aktywności przedsiębiorstwa

Wyposażenie przestrzeni biurowej – zakup lub wymiana mebli i sprzętów - w małych i dużych firmach prywatnych, jak również instytucjach publicznych, to długotrwały i skomplikowany proces logistyczny. Działania tego typu podejmowane są zwykle wewnątrz struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, często także przez przypadkowe i nieprzygotowane do tego osoby. W związku z tym, cały proces planowania i realizowania projektu związanego z przeprowadzką czy wyposażeniem nowego biura, generuje znaczne koszty i pochłania mnóstwo energii. Warto więc zastanowić się nad tym, w jaki sposób usprawnić jego przebieg i uczynić go bardziej efektywnym. Naprzeciw podobnym problemom wychodzą firmy consultingowe, które  zajmują się fachowym i kompleksowym doradztwem na tym właśnie polu.

Myśleć systemowo

Złożoność procesu wyposażania biura, zwłaszcza w firmach o wysokim zatrudnieniu, gdzie konieczne jest zorganizowanie dużej liczby stanowisk pracowniczych, wiąże się z przeprowadzeniem szeregu pojedynczych przedsięwzięć.

Zaplanowanie budżetu, porównanie ofert producentów oraz wybór określonych produktów to tylko kilka z wielu działań, które trzeba podjąć. Logistyka całej operacji, a przede wszystkim kwestia utylizacji lub odsprzedaży starych sprzętów, niejednokrotnie powoduje problemy, które generują kolejne koszty, czyniąc całą inwestycję nieopłacalną. Co więcej, nieumiejętne rozplanowanie procesu w czasie może również utrudniać wykonywanie obowiązków pracownikom firmy oraz przyczynić się do zastoju w jej działalności.

– Dlatego tak ważne jest traktowanie procesu wyposażenia przestrzeni biurowej całościowo – od wyboru oferty, poprzez logistykę, po sposoby finansowania całego przedsięwzięcia – mówi Krzysztof Dąbrowski, dyrektor strategiczny firmy CROFFT System, doradcy w zakresie wyposażenia wnętrz biurowych i użyteczności publicznej.

­– Naszym głównym zadaniem jest przejęcie od klienta wszelkich zadań oraz odpowiedzialności związanej z procesem wymiany oraz zakupu wyposażenia biurowego. Skutkiem takiego działania jest sprawne i zgodne z oczekiwaniami klienta przeprowadzenie inwestycji – dodaje Krzysztof Dąbrowski. Rozwiązania systemowe w dziedzinie zagospodarowania przestrzeni biurowej zdobyły już popularność i sprawdziły się w wielu krajach europejskich. Dziś, dzięki doświadczeniu i wiedzy, outsourcing oraz całościowe zarządzanie procesem zmiany mebli biurowych możliwe jest również w Polsce.